Q & A om Aula

Q & A om Aula indeholder pt. følgende kategorier. De kan ses herunder.

  • Beskeder
  • Dokumenter om børn
  • Forældrene
  • Hjemmesider
  • Personale
  • Kalender
  • Oversigter og overblik
  • Roller og rettigheder
  • Gruppestruktur
  • Punkter til Aula-projektet

Desværre kan alle spørgsmål ikke afklares endeligt endnu.

Der kan også findes svar på Aulas egen FAQ.

Beskeder:

-----

Q: Kan man trække en besked tilbage?

A: Nej det kan man ikke. Man kan under sidste sendte besked i en streng se hvem der har set beskeden. Dette gælder dog kun for ansatte.

-----

Q: Kan man sortere sine beskeder?

A: Ja, det er muligt at lave mapper i dit besked-system. Det anbefales at man opretter mapper i ud fra f.eks. Klasser, Fagteams osv. hvor man så kan sortere både sendte og modtagede beskeder ud i.

-----

Q: Skal beskeder med CPR-Nr. placeres i sikker fil?

A: Nej det er ikke nødvendig. Aula er sikker i sin basisform, og der skal kun "steppes up" når beskeder indeholder en eller flere af nedenstående:

    • Fagforening
    • Genetisk information, race og etnicitet
    • Helbredsoplysninger
      • f.eks. Selvskadende adfærd
      • Diagnoser
    • Politisk overbevisning, religion/filosofisk overbevisning
    • Personlighedstest og evt. videoovervågning
    • Seksuel orientering/seksuelle forhold og straffeattest
    • Væsentlige familiære og sociale forhold / problemer

-----

Q: Kan man skrive til et barns forældre uden at kunne huske hvad de hedder?

A: Ja, det er kan man. Når man skriver barnets navn vil der fremkomme 3 prikker / Pil nedad, hvor man så kan vælge forældre ud fra.

OBS: Det er dog ikke muligt pt. da der er lukket for kommunikation til forældre og børn, frem til efterårsferien.

-----

Q: Hvordan videresendes en besked uden at afsender modtager videresendelsen?

A1: Når man videresender en besked er det uafhængig af afsenderen af den oprindelige besked. Det ser ud som om den videresendte besked er tom, og der kun er et tekstfelt til ny tekst. NÅR beskeden sendes kommer hele den oprindelige tråd med, OG tekst tilføjet i det "almindelige" tekstfelt.

A2: Vær opmærksom på at det tit kan være bedre at tilføje en person til den samtale der i gang. Altså hele tråden.

-----

Q: Svar på besked – kan man undgå at svare alle?

A: Under hver besked kan man svare afsender af den pågældende besked

-----

Q: Beskeder:

  • Hvad sorteres der efter?
    • Sendetidspunktet eller svartidspunkt?

A1: Nyeste oprettede eller modtagede besked ligger øverst. Svar i ældre beskeder ligger i den tråd de er startet.

A2: Når man søger i beskeder kommer resultaterne ikke frem kronologisk, som i visse andre programmer. Hvert element i søgningen bliver vurderet med points, og de beskeder med flest point vises først. Dette kan være godt at vide i forhold til at finde det man leder efter.

-----

Q: Kan man markere en besked som ulæst?

A: Det kan man ikke normal forstand. Men man kan Stjerne-markere en besked, så den er let at finde i rækken.

-----

Q: Kan man læse beskeder sendt til en fællespostkasse på App'en?

A: Det er pt. ikke muligt at læse disse beskeder i App'en.

-----

Q: Problemer med at vælge modtagere fra en skole, ved tilknytning til flere skoler?

A: Der er desværre ikke automatik i valget i "Fra" feltet i beskeder, ud fra de valg man har lavet i den grønne/blå bjælke med børn/skoler. Man skal manuelt vælge "hvem man vil sende som"...

-----

Dokumenter om børn:

-----

Q: Kan forældrene sige nej til at dele oplysninger inden for kommunegrænsen?

A: Det kan de godt. Da hver skole er egen forvaltningsmyndighed, skal der accept til fra forældre for at modtagerskolen må få data med.

-----

Q: Hvad bliver der brugt som 2-faktor når man skal tilgå sikre filer i Aula?

A: Vi har en løsning fra OS2, hvor alle medarbejdere kan få deres arbejdsenhed godkendt. Det betyder at den semi-automatisk (blot et klik) logger ind med 2-faktor når det er nødvendigt.

-----

Q: Hvordan finder man oplysninger om en elev?

A: I sikker fil kan man fremsøge de dokumenter man har adgang til ud fra hver elev. Nogle vil man kunne skrive i, andre blot læse. Det er den der oprettet dokumentet der bestemmer hvem der skal have adgang til dokumentet, samt om der må redigeres i det.

-----

Hjemmesider

-----

Q: Hvad bliver de nye hjemmesiders adresser?

A: Som udgangspunkt vil de nye sider hedde det samme som skolernes sider hedder i dag, blot tilføjet aula.dk

F.eks. Lindved Skoles: lindved-skole.dk bliver til lindved-skole.aula.dk

-----

Personale

-----

Q: Hvordan får man mappen "Hedskole" frem i Google Chrome?

A: Manual til opsætning/login ligger her.

-----

Forældrene:

-----

Q: Når forældre logger på første gang , skal de give samtykke til en masse. Hvis forældrene har fælles forældremyndighed og er skilt og de ikke har sammen mening om samtykkene, hvis samtykke gælder så – far eller mors?

A: Det er kun den første der bliver spurgt. (Så vidt vi ved). I alle tilfælde vil den anden forældre jo kunne ændre den fælles tilkendegivelse efterfølgende. Det er ude af vores hånder, og "kræver" at forældrene bliver enige.

-----

Q: Hvordan fungerer kontaktbogen?

A: Forældrene skriver til fællespostkassen for klassen, og klassens personale får dermed alle beskeder om fraværende elever, og kan udfylde korrekt i Tabulex fravær (Skoler).

----

Kalender:

-----

Q: Er der noget info om kalendersynkronisering med privat kalender med Aula-kalender?

A: Det bliver muligt at få sin Aula-kalender over i sin private kalender. Metoden er endnu ikke offentliggjort, men det bliver formentlig noget med at abonnere på den som vi kender det fra andre kalendere.

-----

Q: Kan man oprette en begivenhed uden at det kommer i egen kalender?

A1: Det kan man via "råderet over kalender". Har kan man give andre personer lov til at lægge noget i ens kalender uden at begivenheden ligger i deres egen.

A2: Man kan få råderet over andres kalender, og kan dermed oprette ting som værende dem. Det er personen selv der giver råderetten til en anden person.

A3: Det er desværre endnu ikke muligt at lægge ting i "skolens kalender" uden at det kommer i egne kalender.

-----

Q: Brugere der inviteres til en begivenhed får ikke nogen notifikation om invitationen?

A: Brugerne får kun notifikationer omkring kalenderbegivenheder, hvis den der opretter begivenheden anmoder om svar.

-----

Q: Kan man tvinge en begivenhed ud som personalet ikke kan afvise?

A: Der er pt. ikke nogen mulighed for ledelsen til at indkalde til møder uden af modtageren af invitationen kan afvise.

A2: Møder der er lagt ind i skemaet vil ikke være omfatte af dette.

----

Q: Kan forældre se personalets kalender?

A: Nej det kan de ikke.

-----

Oversigter og overblik:

-----

Q1: Kan der trækkes en liste over de tilmeldte forældre til skole/hjem samtaler, samt evt. ledige tider til skole/hjem samtaler?

Q2: Kan læreren selv give forældrene en tid til skolehjemsamtale, hvis forældrene ikke har booket en tid?

A: Ved klik på begivenheden i kalenderen vil man få et oversigt over både ledige tider og tilmeldte elever, samt hvornår de kommer.

Personale kan samme sted tildele et tidspunkt til en elev, ved at vælge en elev på listen over ikke tilmeldte. Dette gøre ud for det tidspunkt eleven skal have til samtalen.

-----

Q: Når der er lavet en observation på en klasse og dokumentet er gemt som sikker fil og delt med gruppen. Får gruppemedlemmer så automatisk en besked eller skal de selv holde øje?

A: Der vil komme en rød prik på Menu-punktet "Dokumenter" når der er ændringer i de dokumenter man har adgang til.

-----

Q: Medarbejderinfo / kalender. Så man kan se hvad der sker på skolen i løbet af ugen/året.

A: Når gruppen "XXXX - Alt Personale" er importeret til Aula, kan man her oprette en kalender til gruppen. Heri skrives alt der har med hele gruppen at gøre, og det vil fremgå i deres kalender.

-----

Q: Hvem kan se hvad i forhold til adresse, mailadresse og telefonnr.?

A1: Som medarbejder kan du se telefonnummer, mailadresse og adresse på børn og forældre.

A2: Børn og forældre kan ikke se nogen oplysninger på medarbejdere.

A3: Medarbejdere (inkl. administratorer) kan se arbejdsmailadresse på andre medarbejdere, såfremt medarbejderen har angivet en arbejdsmail. Har man behov for at kende en anden medarbejders adresse, kan denne kun fremsøges i de brugeradministrative systemer.

A4: Skema om kontaktoplysninger.

-----

Q: Hvor kommer billeder fra?

A: Billeder skal overføres fra de administrative systemer. Det er lidt ude af sync. pt, men der arbejdes på en løsning.

-----

Roller og rettigheder:

-----

Q: Kan vi få en vejledning i brug af ”roller” i TEA, ift. Hvilke rettigheder vores ansatte får i AULA når data bliver overført?

A: Alle brugere har som udgangspunkt samme rettigheder. Dog med undtagelse af de lokale administratorer, der selvsagt har flere rettigheder. Der er pt. ikke endeligt overblik over, hvad betydningen af tildelte roller i TEA er.

-----

Q: Kan man lave opslag, skrive beskeder mm. til grupper man ikke er en del af?

A: Dette er en rettighed der gives til personalegrupper. Afklar med din administrator på egen institution, der ved hvilke rettigheder der må sættes.

-----

Q: Dashboard – hvordan fungerer det?

A: Hver brugertype har sit eget dashboard. Feks. Har lærere ikke Komme/gå, men det har forældre med børn på de relevante klassetrin.

-----


Gruppe struktur:

-----

Q: Er det muligt for to klassers kan skrive samme som forældregruppe i beskeder?

A: Det er der. Der skal blot laves en Aula-Gruppe indeholdende begge klasser. Denne kan begge klasser (alt efter rettigheder) så skrive til, og modtagerne vil modtage i "Beskeder" som alle andre beskeder.


Det vil være en god ide at aftale hvad der skrive i hvilke grupper f.eks.

  • Hvad skrives til 1a ELLER 1b
  • Hvad skrives til 1a OG 1b
  • Dette vil afhænge af klassernes samarbejdsniveau.

-----

Punkter til Aula-projektet:

-----

Q: System:

  • Integration til andre fagsystemer? (SBSys - Dubu (Børn & Familier) - TK2 (Tandplejen)- Speedadmin (Musikskolen) osv.)

A:

-----

Q: System:

  • Kan man ikke slette et mediealbum?

A:

------